הגיע הרגע להשיק מוצר חשוב, לפרסם שירות חדש, לפרגן לעובדים בזמן איכות או לפנק את הלקוחות. אירועי חברה הם ההזדמנות להרשים, לייצר קרבה ולהעניק ערך מוסף.
חשוב להשקיע בהפקת אירועים עסקיים מכובדים שיעבירו את המסר ויצרו את האפקט המבוקש. מדובר בתהליך הפקה מורכב, שדורש סינרגיה בין פרטים שונים מבחירת הלוקיישן המועדף לחגיגה דרך החוויה הקולינרית, הבר הנבחר ועד התוכנית האומנותית והמתנות הקטנות לאורחים שיישארו להם כמזכרת. אספנו את הדברים שאסור לשכוח בארגון אירוע חברה. שלא תגידו – לא ידענו.

הכל מתחיל במיקום

החלטה שתשפיע באופן ישיר על אופי ואווירת האירוע היא המקום בו תחגגו. קחו בחשבון את אופן ההגעה, האם כדאי אולם לאירועי חברה במיקום מרכזי או מקום בניחוח כפרי, אך שקרוב לערוצי תחבורה ראשיים. האם המקום משדר יוקרה במידה ומדובר באירוע בסגנון אלגנטי או אווירה מרעננת ונינוחה לאירוע בו תרצו לשמור על אווירה בלתי מחייבת.
בדקו האם מבחינת גודל המקום מתאים לכמות המוזמנים והאם לזרימה של האירוע. למשל, אם החלטתם לפתוח את האירוע במינגלינג ורק לאחר מכן לעבור למצגת, בוודאי תעדיפו מקום עם מרפסת גדולה לקבלת הפנים ואולם מאובזר היטב במערכת מדיה למצגות, סרטונים וכל פעילות אחרת המתוכננת לאירוע.

הצד הגסטרונומי

החוויה הקולינרית היא חלק בלתי נפרד מההצלחה של האירוע. בדקו אם יש באולם קייטרינג או שכרו את שירותיהם של נותני שירות חיצוניים שיוכלו לספק לכם תפריט מותאם לאופי האירוע.
קיימות כיום דרכים רבות ומעניינות להציע מטעמים בצורה אטרקטיבית ומיוחדת, למשל, דרך עגלות מזון או דוכני מזון קונספטואליים בהם האוכל מוכן לעיני הסועדים ומוצג בדרך מעוררת תיאבון. ניתן לבחור דוכני מזון בסגנון המבוקש, אסיאתי, דרום אמריקאי, חלבי או בשרי לפי בחירה, שעת האירוע במהלך היום וכמובן העונתיות. ניתן להחליט האם דוכני המזון יהיו הפריוויו של האירוע בשעת המינגלינג או האירוע יתנהל בשיטת הבופה גם בארוחה העיקרית, תלוי בלוחות הזמנים. בכל מקרה, נהוג להתחיל עם עמדות אטרקטיביות ולסיים עם עמדות קינוחים מפוארות.

הבר שעושה הבדל

שירותי בר קריטיים אף הם לאווירה באירוע ולהנאת הסועדים. ניתן לתפור בר קונספטואלי בהתאמה לאירוע העסקי. למשל, בר משקאות שימותג לפי גווני החברה והזהות המותגית, יגיש משקאות לפי סוג האירוע, העונה וכדומה. למשל, בר שתיה חמה או בר משקאות על טהרת הקוקטיילים היצירתיים, גרניטה, משקאות על קרח כתוש לאירועי קיץ באוויר הפתוח תחת כיפת השמש וכדומה. ניתן ללכת גם על ברים שיגישו פירות עונתיים ומיצים סחוטים לאירוע עסקי בחוף הים או על שפת הבריכה, בר עם משקאות אלכוהוליים קלאסיים בכוסות מעודנות תואמות לאירוע ערב אלגנטי וכדומה.

ומה בתוכנית האומנותית

חשוב להחליט על פעילות או תוכנית לאירוע על מנת שיהיה עניין, כמובן שהקונספט משתנה לפי סוג האירוע. באירוע גיבוש לעובדים נהוג לבצע פעילות מגבשת OUTDORE  ובאירוע פינוק ללקוחות ניתן להצטייד באביזרי ספא מפנקים, הופעה חיה. באירוע השקה נהוג למקד את האירוע סביב חשיפת המוצרים. יש לדאוג למנחה לאירוע, ציוד הגברה מתאים, מקרן, תאורה וכדומה. בכל מקרה, כדאי לבצע חזרה גנרלית על מנת לבחון שהכל עובד כשורה ולהיוועץ בצוות הפקה מקצועי בפן האומנותי שיתפור אירוע להעברת המסר. למשל, חשיפת אופנוע חדש יחד עם הדגמות חיות של אופנוענים או אירוע להשקת קרם גוף יחד עם עמדות ספא מפנקות.

המזכרת הבלתי נשכחת

באירועים עסקיים נהוג להעניק GIVEAWAY, בין אם אלה עמדות מגנטים שיפיקו מגנט תמונה למזכרת ובין אם שקיות עם הפתעות ממותגות כמו עטים, מחזיקי מפתחות וכדומה הנושאים את הלוגו או המוטו של החברה. חשבו מתי להעניק המתנה, האם להניח על הכיסאות או מסור באופן אישי לכל אורח בסיום.

חשוב להשקיע ביצירת אירועי חברה, שמהווים את כרטיס הביקור של העסק, במיוחד בערבי לקוחות.